So komprimieren und verkleinern Sie die Postfachgröße in Microsoft Outlook

Microsoft Outlook, Speichern Sie E-Mails und Anhänge im Client für den Outlook- oder Live-E-Mail-Dienst offline. Wenn Sie E-Mails empfangen und senden, nimmt die Größe der Datenbank ständig zu. Es stellt zwar sicher, dass Sie auf E-Mails zugreifen können, wenn keine Internetverbindung besteht, es bedeutet jedoch auch, dass die Größe des Postfachs immer größer wird. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Postfachgröße in Microsoft Outlook komprimieren und reduzieren können.

Kompaktieren und reduzieren Sie die Postfachgröße in Microsoft Outlook

Der Nachteil eines größeren Postfachs besteht darin, dass es die Erfahrung verlangsamt. Es dauert länger, etwas zu öffnen und zu suchen. Darüber hinaus begrenzen E-Mail-Anbieter wie Office 365 die maximale Größe des Postfachs. Wenn Sie die Postfachgröße in Microsoft Outlook nicht verringern, können Sie keine E-Mails senden oder empfangen.

Wo sind alle Daten des Outlook-Postfachs gespeichert?

Wenn Sie die POP- oder IMAP-Funktion verwenden, werden alle Dateien, E-Mails, Ordner, Kontakte usw. in der Outlook-Datendatei (.pst) gespeichert. Wenn Sie das Konto Office 365, Exchange oder Outlook.com verwenden, sind die Postfachdaten in einer Offline-Outlook-Datendatei (.ost) verfügbar. Das Löschen von E-Mails und Anhängen kann hilfreich sein, wenn Sie alle Informationen in der PST-Datei speichern, wird sie jedoch nicht von alleine verkleinert.

Hinweis: Wir haben zwei weitere Möglichkeiten zum Löschen von Dateien aus Outlook besprochen. Wenn Sie sie verwenden und dann die Dateigröße des Postfachs manuell reduzieren, hilft es weiter.

Outlook-Datendatei (.pst) komprimieren und reduzieren

Der Vorteil von PST-Dateien besteht darin, dass beim Löschen von E-Mails die Datenbank automatisch im Hintergrund komprimiert wird. Die Komprimierung findet statt, wenn Sie Outlook nicht verwenden. Sie können den Vorgang auch komprimieren, indem Sie die folgenden Schritte manuell ausführen:

1. Öffnen Sie Outlook und löschen Sie Elemente, die Sie nicht benötigen. Beim Entfernen werden die Dateien in den Ordner „Gelöschte Objekte“ verschoben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und leeren Sie es.
2. Klicken Sie auf Datei> Kontoeinstellungen>Kontoeinstellungen.
3. Wechseln Sie in die Datei Tab. Wählen Sie die Datendatei aus, die Sie komprimieren möchten. Dann klicken Sie auf die Einstellungen.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert> Outlook-Datendatei-Einstellungen.
5. Klicken Sie im Dialogfeld Outlook-Datendateieinstellungen auf Jetzt kompakt und klicken Sie dann auf OK.

Abhängig von der PST-Dateigröße kann die Komprimierung einige Minuten dauern.

Komprimieren und Reduzieren einer Offline-Outlook-Datendatei (.ost)

Viele E-Mail-Konten verwenden eine Offline-Outlook-Datendatei zum Speichern von Daten. OST- oder Offline-Outlook-Datendatei ähnelt PST- oder Outlook-Datendatei mit einer Ausnahme. Sie können nicht importieren oder in eine Offline-Outlook-Datendatei (.ost) exportieren..

1. Klicken Datei > Kontoeinstellungen, Kontoeinstellungen.
2. Auf der Datei Klicken Sie auf die Registerkarte, auf die Datendatei, die Sie komprimieren möchten, und klicken Sie dann auf OK die Einstellungen.
3. Drücke den Erweitert tab> Outlook-Datendatei-Einstellungen.
4. Klicken Sie im Dialogfeld Outlook-Datendateieinstellungen auf Jetzt kompakt und klicken Sie dann auf OK.

Verwenden Sie das Mail Cleanup Tool

Outlook bietet ein integriertes E-Mail-Bereinigungstool, oder Sie können das Bereinigungstool für Outlook-Anhänge verwenden, um nach alten und umfangreichen Nachrichten zu suchen, die Sie löschen oder in eine PST-Datei verschieben können. Es kann auch die Kopie von E-Mails entfernen, die mit dem E-Mail-Server in Konflikt stehen. Manchmal löschen wir Dateien vom Server, sie sind jedoch immer noch auf dem Clientbelegplatz verfügbar.

Führen Sie das Mailbox Cleanup-Tool aus

1. Klicken Sie auf Datei> Extras> Mailbox-Bereinigung.
2. Wählen Sie Postfachgröße anzeigen, Elemente suchen, die älter sind als, Elemente suchen größer als, Größe der gelöschten Elemente anzeigen, Ordner für gelöschte gelöschte Objekte anzeigen, Konfliktgröße anzeigen oder Leere Konflikte, um die gewünschte Aufgabe auszuführen.

Cleanup Conversation Tool verwenden

Outlook für Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office für Unternehmen Outlook 2013 und andere Benutzer haben ein Tool zum Bereinigen von Gesprächen. Gespräche oder E-Mail-Threads sind das Gleiche. Das "Konversationswerkzeug" ist intelligent. Dabei wird der Inhalt jeder Nachricht ausgewertet. Wenn der Teil der E-Mail in einer der Vorschaunachrichten verfügbar ist, wird er gelöscht.

Sie haben drei Optionen, mehrere Optionen, um die Postfachgröße in Microsoft Outlook zu komprimieren und zu reduzieren

• Aufräumen überprüft die ausgewählte Konversation.
• Die Ordnerbereinigung überprüft den ausgewählten Ordner.
• Ordner und Unterordner bereinigen überprüft auch Unterordner.

Dies sind die besten Tipps zum Komprimieren und Reduzieren der Postfachgröße in Microsoft Outlook. Stellen Sie jedoch immer sicher, dass Sie nicht versehentlich Dateien löschen, die unbedingt erforderlich sind.

Lesen Sie weiter: So optimieren und beschleunigen Sie Microsoft Outlook.