So erstellen Sie ein tragbares Dokumentformat-Archiv (PDF / A)

PDF / A ist ein strenger Standard für das Portable Document Format (PDF) von Adobe, das Bundesgerichte in den USA für die Präsentation und Archivierung von PDF-Dokumenten (dort ist das „A“) erforderlich ist. Hier ist eine einfache Technik zum Erstellen von PDF / As, die das Gericht akzeptieren wird.

Das Konzept von PDF / A ist einfach, aber die Anweisungen verschiedener Hersteller sind sehr kompliziert. Hier ist der einfache Weg, dies zu tun. In meinem Beispiel verwende ich Adobe Pro 9.3, dies funktioniert jedoch mit Adobe Standard 7 und höher. Je höher die Version, desto besser.

Öffnen Sie zuerst die PDF-Datei, die Sie in PDF / A konvertieren möchten. Auf der Oberfläche sehen ein gewöhnliches PDF und ein PDF / A gleich aus. Die Unterschiede liegen unter der Haube.

Wählen Sie Datei / Speichern als "Postskript". Es hat die Erweiterung .ps.

Schließen Sie nun Ihre PDF-Datei und öffnen Sie Acrobat Distiller.

Wählen Sie Einstellungen / Adobe PDF-Einstellungen bearbeiten.

Wechseln Sie zu Schriftarten, um sicherzustellen, dass Sie alle Schriftarten in Ihr Dokument einbetten. In diesem Fall habe ich meine bereits eingebettet.

Öffnen Sie jetzt Ihre PDF.ps-Datei. Durch das Öffnen wird Distiller automatisch in ein kompatibles PDF / A-Format konvertiert.

Aber stimmt das wirklich? Lass uns nachsehen.

Öffnen Sie Ihre neu erstellte PDF-Datei in Adobe Pro (oder Standard) und führen Sie Preflight aus, indem Sie zu Advanced / Preflight gehen.

Jetzt analysieren. Wählen Sie PDF / A-1b, sofern das Gericht nichts anderes verlangt.

Keine Probleme gefunden! Die Bundesgerichte werden es akzeptieren. Erkundigen Sie sich bei der Regierung Ihres Landes - wenn Sie außerhalb der USA leben -, ob PDF / A ein Format ist, das seine Gerichte benötigen.

Wenn Sie oder Ihre Firma im Bundesstaat tätig sind, wirkt sich diese neue Anforderung für die Ablage in PDF / A definitiv auf die Erstellung und Bearbeitung von PDF-Dokumenten aus.