Warum ich papierlose Aussagen hasse und wie ich damit umgehen kann
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Das Verkaufsargument für papierlose Abrechnung
Ich höre alles Das Papier ist riskant. Jemand kann Ihre Rechnung aus Ihrer Mailbox herausnehmen und Ihre Identität stehlen. Sie könnten es aus Ihrem Mülleimer stehlen. Ach nein! Sobald sie die Rechnung gesehen haben, können sie natürlich feststellen, dass sie nicht viel zu stehlen haben. Papier ist unbequem. Papierstapel stapeln sich und müssen behandelt werden. Wenn Sie Unordnung hassen, hassen Sie Papier. Sie hassen es, einen Papierumschlag zu öffnen und eine Rechnung zu lesen. Sie könnten einen Papercut bekommen! Papierlos ist vor allem umweltfreundlich. Weniger Papier bedeutet weniger Abtötung von Bäumen.
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Alle diese Vorteile haben etwas Wahres. Ein Dieb könnte Informationen aus Ihrer Mailbox stehlen und Probleme verursachen. Sie könnten Kontonummern erhalten und in einem gezielten Social Engineering-Betrug verwenden. Das Papier stapelt sich. Ich weiß, ich muss das Zeug jeden Monat einreichen. Ich respektiere auch die Umweltaspekte elektronischer Kontoauszüge. Ich recycle alles und hasse Junk-Mails.
Der Soft Sell und der Hard Sell, die Sie zum Wechseln bringen
Einige Anbieter geben den weichen Verkauf ab. Sie tragen mich in eine Ziehung für kostenlose Produkte oder Dienstleistungen ein. AT & T sagte mir kürzlich, dass ich Plenty-Punkte für meine Rechnung erhalten könnte, aber nur, wenn ich die Rechnung papierlos mache. An einigen Orten wurden mir Gutschriften oder Geschenkkarten angeboten. Ich hielt immer noch durch.
Der härtere Verkauf ist, dass ich die Finanzdaten nicht für Dienste wie Mint oder Quicken herunterladen kann, wenn ich nicht papierlos gehe. Meine Bank erhebt jetzt eine Gebühr von 2,00 $, wenn ich jeden Monat eine Erklärung erhalten möchte. Ich denke, Papier ist für sie sehr teuer.
Das Argument gegen die papierlose Rechnungsstellung
Das National Consumer Law Center (NCLC) analysierte die papierlose Rechnungsstellung und fand das Konzept nicht verbraucherfreundlich. Einige der Gründe sind offensichtlich, wie der Zugang zu Breitband und das technische Know-how älterer Verbraucher.
Selbst technikaffine Mitarbeiter müssen bei der papierlosen Rechnungsstellung vorsichtig sein. Wir werden alle per E-Mail überrumpelt. Auf den ersten Blick können Sie nicht erkennen, ob es sich um eine Rechnung oder Promotion in der E-Mail handelt. Wenn Sie Marketing-Nachrichten nicht ablehnen, können weder Sie noch Ihr Spam-Filter den Unterschied feststellen.
Apropos klein, da immer mehr Menschen E-Mails auf dem Handy abrufen, sind diese Aussagen schwerer zu lesen. Wenn Ihre papierlose Rechnung nur eine PDF-Datei ist, benötigen Sie entweder eine außergewöhnliche Sicht oder ruhige Hände, um jede Ladung zu klemmen und zu vergrößern. Wahrscheinlicher ist, dass Sie „gut aussehen“ und mit der nächsten E-Mail fortfahren. Wenn Ihre Rechnungen automatisch bezahlt werden, haben Sie keinen Grund, Ihre Aussagen zu lesen. Diese Bequemlichkeit führt dazu, dass Sie Fehler übersehen, die Sie Geld kosten. Wenn ein Dieb Ihre Kreditkarte prüft, können Sie dann immer diese geringe Gebühr sehen?
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Papierrechnungen erinnern uns daran, dass eine Rechnung fällig ist. Wenn Sie das Papier erhalten, ist ein Fälligkeitsdatum, das Sie beachten müssen. Sie können es in den Kühlschrank stellen oder an Ihren Ehepartner oder Buchhalter delegieren. Das Durcheinander und die Handhabung oder das Papier ist eine Funktion und kein Fehler. Mit dieser Funktion können Familienmitglieder älterer Verbraucher Rechnungen nachverfolgen.
Schließlich weist der NCLC darauf hin, dass Papier eine permanente Aufzeichnung Ihres Kontos ist. Wenn es einen Streit gibt, haben Sie eine zeitliche Momentaufnahme. Wenn sie einen Fehler machen, haben Sie den Nachweis, dass Sie die Rechnung bezahlt haben. Wenn Sie auditiert sind, haben Sie alles in Papierform. Wenn ein Verbraucher stirbt, hilft dieser permanente Datensatz Familienmitgliedern, fehlende Konten zu finden.
Wenn Kontodaten vollständig elektronisch sind, unterliegen sie allen Risiken von Computern und E-Mails. Wenn Sie den Zugriff auf Ihre E-Mail durch einen Hacker oder eine Verletzung des Kennworts verlieren, verpassen Sie diese elektronischen Rechnungen. Die Anbieter weisen darauf hin, dass physische Post ein Risiko darstellt. Es ist wahrscheinlicher, dass eine E-Mail gehackt oder abgefangen wird, als dass jemand in Ihre Post geht. Wenn wir davon ausgehen, dass ein Familienmitglied verstorben ist, kann es Wochen dauern, bis wir in ihre E-Mails gelangen. Die physischen Rechnungen und Aussagen werden jedoch immer weiter kommen, und jeder kann diese öffnen.
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Selbst wenn Sie gewissenhaft sind und PDFs aller Rechnungen aufbewahren, sind diese möglicherweise schwer zu finden. Die meisten der Anweisungen, die ich herunterlade, haben generische Namen wie "statement_03_05_16" oder etwas anderes Kryptisches. Ich kann Spotlight auf meinem Mac verwenden, um sie zu finden. Dies ist jedoch nicht immer der Fall.
Meine schrecklichen Erfahrungen mit der papierlosen Abrechnung
Ich habe ein paar. Ich fange mit der Kreditkartenabwicklung für mein Unternehmen an. Dieses Unternehmen bot keine Option für physische Aussagen. Sie sind alle online. Eines Tages entschieden sie sich zufällig, mein Konto zu schließen. Ich bin nicht sicher, warum, aber ich denke, es hatte etwas mit dem Sicherheitsstopp zu tun, den ich mir anlegte. Ich habe den Zugriff auf alle meine Einzahlungsscheine verloren. Ich hatte mich einige Tage nicht versöhnt und wurde von meinen Informationen ausgeschlossen. Ich wusste nicht, wer mein Geschäft bezahlt hat. Das beste, was die verarbeitende Firma tun könnte, ist, mir das telefonisch mitzuteilen. Ich hatte meinem Steuerberater auch nichts für die Steuer zum Jahresende vorzulegen. Zum Glück war alles in Quickbooks und ich hatte unsere internen Quittungen, um alles neu zu erstellen. Dieser Vorfall hätte mich lehren sollen, PDFs meiner Kontoauszüge mitzunehmen, tat es aber nicht.
Nachdem Costco von American Express zu Citibank gewechselt war, wurde ich wieder durch die papierlose Rechnungsstellung verbrannt. Ich war fleißig und hatte jeden Monat meine PDFs. Dann wurde ich beschäftigt und vergaß für ein paar Monate. Als ich zum Download ging, schlug ich diesen Bildschirm ein.
Glücklicherweise befanden sich diese Informationen in Citibanks Konto, sodass eine Krise abgewendet wurde. Dieser Vorfall brachte mich dazu, meinen Computer (und mich selbst) darüber zu schreien, dass ich mit der papierlosen Abrechnung verantwortlich bin.
Ein anderes Mal hatte ich einen Streit mit meiner Arztpraxis. Sie wechselten Abrechnungsfirmen. Plötzlich hatte ich eine Rechnung von vor vier Jahren, die sagen, dass sie nicht bezahlt wurde. Dann drohten sie mit der Sammlung. Ich konnte natürlich nicht online auf das alte Abrechnungssystem zugreifen, obwohl sie sagten, dass sie es könnten. Erst als ich ihnen eine Kopie der Rechnung faxte, würden sie die Gebühr entfernen. Ich musste faxen, weil sie keine E-Mails akzeptieren, obwohl Rechnungen per E-Mail gesendet werden. Stelle dir das vor.
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Meine Situation ist nicht eindeutig. Wenn Sie ein Konto schließen, verlieren Sie normalerweise den Zugriff auf diese historischen Informationen. Wenn Sie später ein Problem entdecken, beispielsweise eine Überladung, haben Sie möglicherweise Schwierigkeiten, Ihre Unschuld zu beweisen. Ein Freund von mir hatte dieses Problem, als er eine Set-Top-Box an seine Kabelfirma zurückgab. Seine Rechnung wurde durch seine Bank automatisch bezahlt, und seine letzte Rechnung betrug 200 Dollar. Er versuchte, die Kabelfirma anzurufen, hatte jedoch keine Kontonummer und sie konnten keine Informationen über ihn finden. Der Kundendienstmitarbeiter konnte nur aktive Kunden finden. Erst als es zu den Kollektionen ging, wurde es gelöst.
Der richtige Weg, papierlose Rechnungen zu akzeptieren
Wenn es Sie nicht kostet, vermeiden Sie sie
Als Umweltschützer hasse ich zusätzliches Papier. Aus allen oben genannten Gründen und den Details im NCLC-Artikel werde ich mich immer für Papier entscheiden. Keine Bestechung wird mich zum Wechseln überreden. Wenn Sie mich jedoch dazu zwingen, zu zahlen, werde ich wahrscheinlich nachgeben. Ich werde diese Aussagen nach ein paar Jahren vernichten und recyceln, daher bin ich immer noch etwas umweltfreundlich.
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Deaktivieren Sie die Marketingnachricht und erstellen Sie E-Mail-Filter
Eines der Probleme bei E-Mail-Anweisungen besteht darin, legitime Transaktionsnachrichten aus Werbebotschaften zu sortieren. Informieren Sie sich in den Unternehmensrichtlinien über Marketingnachrichten, und deaktivieren Sie so viele wie möglich. Markieren Sie sie nicht einfach als Spam in Ihrem E-Mail-Programm. Ihr E-Mail-Programm behandelt möglicherweise alle Nachrichten als Spam. Das bedeutet, dass Sie Ihre Aussage verpassen.
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Normalerweise hat die E-Mail-Nachricht mit Ihrer Aussage dieselbe Betreffzeile. Ich markiere diese Nachricht, um niemals Junk-Mail zu verwenden. Ich habe Google Mail so eingerichtet, dass diese Nachricht mit einem benutzerdefinierten Label und Stern versehen wird, sodass ich immer daran denke, sie zu überprüfen.
Erinnerungen einrichten, um Rechnungen herunterzuladen (und zu bezahlen)
Wenn Sie eine papierlose Rechnung durchführen, erhalten Sie in der Post nicht die Erinnerung, dass eine Rechnung fällig ist. Da viele Leute automatische Zahlungen über einen Bankscheck oder eine Kreditkarte vornehmen, kann die monatliche Abrechnung vollständig ignoriert werden. Machen Sie nicht diesen Fehler. Sie laufen Gefahr, Probleme mit Ihrem Konto zu verpassen.
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Behandeln Sie diese monatliche E-Mail stattdessen wie einen Termin in Ihrem Kalender. Legen Sie es als wiederkehrenden Termin fest, um Ihre Aussagen vom Lieferanten herunterzuladen. Wenn Ihnen die Rechnung per E-Mail gesendet wird und Sie nichts herunterladen müssen, wandeln Sie diese E-Mail in eine PDF-Datei um und laden Sie sie auf Ihren Computer herunter. Das Speichern in E-Mails ist nicht sicher genug, wenn Sie den Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto verlieren könnten. Sie müssen jeden Monat eine Erklärung herunterladen. Ansonsten stoßen Sie auf alle zuvor genannten potenziellen Probleme. Sie müssen nicht gedruckt werden, aber Sie können nicht einfach darauf vertrauen, dass die Informationen verfügbar sind, wenn Sie sie benötigen. Deshalb musst du die Kontrolle übernehmen.
Mein Vorsorgekonto hat keine Rechnung per se, sondern eine monatliche Abrechnung. Ich setze jeden Monat eine Erinnerung, um diese Informationen herunterzuladen. Obwohl sie mir eine E-Mail senden, um mich daran zu erinnern, meine Erklärung herunterzuladen, bin ich proaktiv.
Sortieren und klassifizieren Sie die heruntergeladenen Anweisungen
Nachdem ich einen Bericht heruntergeladen habe, ändere ich als Nächstes den Namen der heruntergeladenen Datei. Sie können Ihre eigene Strategie erstellen, aber meine ist der Name des Lieferanten, dann die letzten vier der Kontonummer und dann das Datum. Beispielsweise könnte mein Kontoauszug Bank_1234_01_12_16.pdf sein. Ich erstelle dann für jedes Konto einen Ordner und verschiebe es dort. Ich bekam einen Slick und benutzte Hazel, um sie in den Ordner des Händlers zu verschieben.
Mach ein Backup von deinem Computer
Ich weiß, dass Sie das oft gesagt haben, aber wir könnten es genauso gut wiederholen. Es ist unwahrscheinlich, dass Ihre Papierdatensätze zerstört werden, Ihre Festplatte schlägt möglicherweise fehl oder Ihr Computer kann von einem Virus getroffen werden. Wenn Sie keine Sicherungskopien erstellen, haben Sie diese historischen Auszugsdaten nicht, wenn sie alle elektronisch sind.
Versuchen Sie Finanzverwaltungssoftware wie Mint oder Quicken
Selbst wenn Sie Ihre Berichte heruntergeladen haben, kann es schwierig sein, eine Transaktion zu finden. Ich mag die zusätzliche Sicherheit, dass ein Online-Programm meine Aussage für mich prüft. Als ich Probleme mit meinem Costco-Konto hatte, konnte ich in Mint alles finden, was ich brauchte.
Akzeptieren Sie, was Sie nicht ändern können
Immer mehr Unternehmen bewegen sich zu dieser papierlosen Strategie, die Sie bei der Verwaltung des Kontos auffordert. Wenn Sie diese Anweisungen verwalten, schützen Sie Ihre Assets. Papierlos ist nicht sicherer oder bequemer als Papier, aber es ist die unvermeidliche Kostenverschiebung.
