Verwenden des Seriendrucks in Microsoft Word zum Erstellen von Stapeldokumenten
Verwenden der Seriendruckfunktion in Microsoft Word
In diesem Beispiel werde ich ein Dokument erstellen, das Freunde zu einem Ereignis einlädt. Ein Serienbrief besteht aus zwei Komponenten: das Hauptdokument und die Datenquelle, z. B. die Namen und Adressen der Personen, die zur Veranstaltung eingeladen wurden. Nachdem Sie die Informationen für die Datenquelle gesammelt haben, wird Word die Dokumente für jeden eingeladenen Gast zusammenfassen.
Der erste Schritt besteht darin, alle eindeutigen Informationen für jeden Empfänger zu haben, die als Feldname bezeichnet werden, z. B. Name, Adresse und Anrede. Ein weiterer wichtiger Aspekt beim Erstellen eines Serienbriefdokuments ist das Formular, das Informationen enthält, die an den Empfänger übermittelt werden. Das folgende Beispielschreiben enthält fünf Felder, die ich in jedes Dokument aufnehmen muss.
Starten Sie den Seriendruck-Assistenten
Erstellen Sie ein neues leeres Dokument in Microsoft Word und wählen Sie die Option Registerkarte "Mailings"> "Seriendruck starten"> Schrittweiser Seriendruck-Assistent.
Wenn der Seriendruck-Assistent angezeigt wird, wählen Sie die Option Briefe Radiobox und klicken Sie dann auf Weiter: Dokument starten.
Wählen Verwenden Sie das aktuelle Dokument Fahren Sie dann mit dem nächsten Schritt fort, um die Empfänger auszuwählen. Mit dem Seriendruck-Assistenten können Sie ein vorhandenes Dokument verwenden. Wenn ich bereits einen Brief vorbereitet habe, könnte ich einfach die Feldnamen als Basis für die Datenquelle ändern.
Der Seriendruck-Assistent ist leistungsstark. Sie können mehrere Quellen für Ihre Empfängerliste verwenden, darunter eine Microsoft Access-Datenbank oder eine Excel-Tabelle. Für diesen Artikel werde ich meine Datenquelle durch Auswahl von Grund auf neu erstellen, Geben Sie eine neue Liste ein und klicken Sie dann auf Erstellen.
Erstellen und speichern Sie die Datenquelle
Ein Formular mit vorbelegten Feldern wird angezeigt. Dies ist möglicherweise nicht ideal, da wir einige dieser Bereiche möglicherweise nicht wünschen und uns verwirren könnten. Wir werden also einige Feldnamen löschen und ändern. drücke den Spalten anpassen Taste dazu.
Wenn Sie zu unserem Beispieldokument zurückkehren, werden Sie feststellen, dass wir nur fünf Felder hatten, während die von Word bereitgestellten Felder 13 insgesamt ausfüllen. Einige davon sind wichtig, daher behalten wir nur die Felder bei, die wir wollen. Um ein Feld zu löschen, wählen Sie es aus und klicken Sie auf Löschen.
Klicken Sie auf Ja, um den Löschvorgang zu bestätigen. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Abschnitte, die Sie nicht möchten.
Da wir nicht über bestimmte Felder verfügen, werden wir vorhandene Felder umbenennen und neue hinzufügen.
Wenn Sie fertig sind, sollte die Liste der Feldnamen übereinstimmen und denen entsprechen, die in unserem Beispieldokument beschrieben sind. Klicken OK um die Änderungen zu bestätigen.
Füllen Sie die Felder mit den Namen und Adressen der einzelnen Empfänger aus. Klicken Sie anschließend auf OK.
Speichern Sie Ihre Datenquelle, die in Ihr endgültiges Dokument eingefügt wird.
Eine Vorschau Ihrer Seriendruckempfänger wird angezeigt. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, z. B. ein Feld bearbeiten oder hinzufügen, wählen Sie die Datenquelle aus und klicken Sie auf Bearbeiten. Schreiben Sie Ihren Brief weiter und geben Sie ggf. die Felder für die Zusammenführung ein.
Zusammenführungsfelder einfügen
Um ein Seriendruckfeld einzufügen, wählen Sie Mailings Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen, und klicken Sie dann auf Seriendruckfeld einfügen. Wiederholen Sie die Schritte, um Ihr Dokument mit den entsprechenden Seriendruckfeldern zu füllen.
Wenn Sie fertig sind, speichern Sie Ihren Brief. Dieser wird als Serienbrief bezeichnet. Wenn Sie wissen, verwenden Sie möglicherweise das Dokument mit einer ähnlichen Struktur und können die Option auswählen, um es in einem vorhandenen Dokument während des Seriendruck-Assistenten wiederzuverwenden.
Abschlussdokument zusammenführen
Hier kommt der lustige Teil, der das Dokument zusammenführt. Wähle aus Mailings Registerkarte, dann klicken Sie auf Fertig stellen und zusammenführen klicken Sie dann auf Einzelne Dokumente bearbeiten.
Wählen Alles Klicken Sie dann auf OK.
Das ist es. Nun können alle Ihre Dokumente gedruckt oder überprüft werden.
Diese Anweisungen gelten auch für Microsoft Word 2013, 2010 und 2007. Wenn Sie Dokumente wie Zertifikate erstellen, funktionieren die Serienbrieffunktionen auch in Office-Anwendungen wie Microsoft Publisher.
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